Gratis rådgivning og planlægning

VisitAalborg er en serviceorganisation med mere end 30 års erfaring inden for møde- og konferencemarkedet. Vi står altid til rådighed som seriøs sparringspartner med gratis rådgivning uanset arrangementets størrelse. I forløbet med at få en konference eller kongres til Aalborg, er VisitAalborg behjælpelige med:
 

• Rådgivning om faciliteter, hoteller, transport, sociale arrangementer
• Indhentning af tilbud, rådgivning vedrørende budgetlægning og opsætning af budgetudkast
• Udarbejdelse af tilbuds- og præsentations materiale – herunder bidbøger, PP-præsentationer, plakater, posters, brochuremateriale. Alt tilpasses selvfølgelig den enkelte værts ønsker
• Rådgivning vedrørende Av-udstyr, tolkning, catering, lokaleindretning, lokaledisponering
• Afholdelse af besøg for beslutningstagere til fremvisning af faciliteter og muligheder i aalborg
• Præsentation af tilbud om Aalborg for national eller international bestyrelse
• Udarbejdelse af tidsplan for det pågældende arrangement
• Fri adgang til VisitAalborgs billed- og brochure materiale
• Deltagelse i koordinerende møder i planlægningsprocessen i ind- og udland

Kongreshandling

Vores kongresafdeling har over 30 års erfaring med handling, booking, registreringer, regnskaber og meget mere. Mod beskeden betaling har du mulighed for at benytte dig af denne erfaring i forbindelse med afholdelse af din konference. Nedenfor er en detaljeret liste over de praktiske opgaver, som VisitAalborg løser for dig. Vi kan udføre en lang række enkeltopgaver, men kan også tilbyde en totalløsning. Lad os tale om dine behov, og vi sørger for de bedst tænkelige rammer.


Kongresgebyret inkluderer følgende services:

• Rådgivning vedrørende udfærdigelse af announcements og final programme samt kontakt til grafiker, trykkeri m.v.
• Udarbejdelse af råskitse til program, tidsplan og tilmeldings blanket/on-line tilmelding
• Reservation og booking af konference- og udstillingslokaler, hotelværelser, lokaltransport, billetter m.v.
• Modtagelse og registrering af tilmeldinger og indbetalinger
• Løbende kontakt til tredjepart, herunder konference. Eller kongreslokation, hoteller, m.m.
• Distribution af hotelbekræftelser og deltagerbekræftelser
• Udskrivning af indkvarteringslister til hoteller samt diverse standardlister til brug for arrangøren
• Opsætning af deltagerlister
• Tilrettelæggelse af sociale arrangementer: ledsager ture, sight seeing, faglige ekskursioner, receptioner, festmiddage m.m.
• Udarbejdelse af navneskilte
• Betalinger af regninger og regnskabsafdeling over for arrangøren

Har du andre praktiske opgaver, du gerne vil have, vi løser for dig - så spørg os endelig. Vi vil gøre, hvad vi kan for at hjælpe dig til succes!

Kontakt VisitAalborg...